Vikersund Bad Rehabiliteringssenter AS Personvernerklæring
Informasjon til ansatte
Behandlingsansvarlig
Administrerende direktør er på vegne av Vikersund Bad Rehabiliteringssenter AS behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.
Personopplysninger som lagres
Vi lagrer følgende personopplysninger om våre ansatte:
Personalmappe: Arbeidsavtale, CV, attester, andre dokumenter og personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle arbeidsavtalen.
Pålegg fra myndigheter (f.eks. skattetrekk, sykemeldinger, permisjoner): Fødselsnummer, kontonummer.
Lønnssystem og timeregistreringssystem: I ansattportalen (Visma Enterprise) kan du se alle opplysninger som er lagret i systemet om deg, og dette er berettiget interesse iht. A-meldingsloven, bokføringsloven og regnskapslovgivningen.
Logger: Aksesslogger og andre IT-tekniske logger, tilgangssikring, etc.
o Terminal inn- og utlogging
o Pasientjournalsystem (Soma)
o Internett
o Intranett
o TQM
o E-post
o Visma Enterprise
o Visma Expense
o Printersystem
Formål med behandlingen
Vi behandler dine personopplysninger for å kunne gjennomføre våre forpliktelser i henhold til ansettelsesavtalen.
Hvis det er aktuelt ber vi om samtykke til å bruke ditt bilde for publisering av ansattprofil på intranett, på offisiell nettside, eller i annen reklame/markedsføring.
Grunnlaget for behandlingen
Dine personopplysninger benyttes for å oppfylle ansettelsesavtalen og rettslige forpliktelser pålagt av offentlige myndigheter. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b) og artikkel 6(1)(c). Der du har samtykket til bruk av bilde eller andre personopplysninger er grunnlaget for behandlingen personvernforordningens artikkel 6(1)(a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til slik bruk.
Innhenting av personopplysninger
Vi lagrer personopplysninger du har avgitt i forbindelse med ansettelsesforholdet ditt hos oss.
Eventuelle bakgrunnssjekker, uttalelser fra referanser, etc. i forbindelse med rekrutteringsprosessen samles inn og lagres i 1 år på grunnlag av ditt samtykke.
Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.
For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter arbeidsavtalen utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere eksterne lønnsbehandlere i Azets, pensjonsleverandører KLP og Sparebank1, Bedriftshelsetjenesten.
Lagringstid og sletting av personopplysninger
Opplysninger vi samler inn i forbindelse med ansettelsesforholdet vil lagres så lenge det er nødvendig for det formål de ble samlet inn for, iht. virksomhetens sletterutiner.
Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.
Personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker tilbake samtykket, eller når ansettelsesforholdet avsluttes dersom det ikke foreligger annet grunnlag for å lagre opplysningene.
CV, søknad og attester: under hele ansettelsestiden.
Pårørende: under hele ansettelsestiden. Arbeidsgiver vil bare gjøre bruk av disse opplysningene i forbindelse med oppståtte akutte og uforutsette hendelser, eller ved mistanke om slike.
Arbeidskontrakt, lønnshistorikk og erklæringer: kan lagres under hele virksomhetens levetid (berettiget interesse).
Rettigheter for den registrerte
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.
Personvernombud
Vi har et personvernombud, som leies inn etter behov fra selskapet IKOMM https://www.ikomm.no/ som påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt.
Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.
Kontaktinformasjon personal@vikersundbad.no
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til personal, hvis ikke opplysningene selv kan redigeres i Visma Enterprise (ansattportal).